Vous trouverez dans cette page le détail des fonctionnalités de l'agenda de Calendae. Si vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez, écrivez-nous à contact@calendae.com et nous ferons notre possible pour vous aider !

Présentation

Cette page est constituée de 3 parties, séparées par un trait vertical :

A gauche, la navigation avec le calendrier et les liens vers les options.

Au centre, l'agenda affichant les événements.

A droite, en option selon l'affichage et le type d'agenda, la liste des 10 prochains événements.

En bas de page, la zone de saisie des événements.

La navigation - zone de gauche

Elle s'effectue principalement à partir du calendrier. Vous pouvez sélectionner un mois par la liste déroulante sous le calendrier, puis une semaine en cliquant sur son numéro ou un jour en cliquant sur le jour souhaité.

Des flèches (< et >) vous permettent de passer rapidement au mois/semaine/jour supérieur ou inférieur.

Les formats d'affichage de votre agenda (jour, semaine, mois) - zone centrale

L'agenda du jour détaille, pour le jour sélectionné, la liste des événements de cette journée. En haut, sous la date, sont affichées les événements valables pour toute la journée. En dessous, chaque heure de la journée est affichée. Les heures de début et de fin de la journée ont été définies lors de l'inscription. Elles peuvent être modifiées dans la rubrique 'Paramètres'). Les événements sont détaillés selon leur horaire de début. Un fond vert permet de visualiser la durée de l'événement pendant la journée.

L'agenda de la semaine détaille, pour la semaine sélectionnée, la liste des événements de cette semaine. Sous le numéro de la semaine est affiché chaque jour de cette semaine. Pour chaque jour, sont affichées les événements correspondantes, avec par ordre de priorité les événements qui concernent la journée entière, puis les événements ponctuels dans l'ordre chronologique de leur horaire de début.

L'agenda du mois détaille, pour le mois sélectionné, la liste des événement de ce mois. Sous le mois, un tableau ordonné par semaine affiche les événement, les heures de début et de fin et son type ou à défaut les 10 premiers caractères du texte.

Les 10 prochains événements - zone de droite

Cette section détaille les prochains événements (max 10) à venir à compter de l'instant présent.

Le formulaire de création/modification

Ce formulaire apparaît en bas de page de votre agenda, en grisé. Il permet de créer un nouvel événement, ou de modifier un événement existant. Il existe 2 modèles de formulaire : par défaut, le modèle 'Date/heure de début à Date/heure de Fin' et le modèle 'Date/heure de début et durée'. Le premier modèle est le plus simple à utiliser. Et le second est plus complet, vous pouvez par exemple définir des événements pour la journée ou la matinée. Vous pouvez passer de l'un à l'autre à tout instant, à partir de la PARAMETRES, ligne 'Gestion des horaires des événements'.

Création d'un événement

La création (ou la modification) d'un événement se fait à partir du formulaire grisé sous l'agenda.

Le bouton en bas à droite affiche 'Valider'. Si la mention 'Modifier' apparaît, actionner d'abord le bouton en bas à gauche 'Effacer'. Pour créer un événement, il faut commencer par rédiger le texte et descriptif auquel vous pouvez associer un type (Réunion, Anniversaire, Vacances, ...). L'un au moins de ces 2 champs doit être renseigné.

Ensuite, vous devez définir le début de l'événement (date et éventuellement heure). Il est à noter que lorsque vous naviguez en sélectionnant une date, une semaine ou un mois, la date de début de l'événement change : pour une date sélectionnée, elle prend la valeur de cette date, et pour une semaine ou un mois, elle prend la valeur du premier jour de cette période.

Ensuite, il faut fixer la durée de l'événement. Attention, il y a lieu de distinguer les événements inférieurs à 1 jour et les événements de plusieurs jours. Dans le second cas, vous pouvez préciser si la durée inclus ou non les jours non ouvrés (case à cocher 'jours ouvrés uniquement') ex : un événement commençant un lundi, d'une durée de 10 jours, si la case 'jours ouvrés uniquement' est cochée, se terminera le vendredi de la semaine suivante.

Vous pouvez également définir la périodicité de l'événement. Par défaut, aucune périodicité ne sera appliquée (case '1 seule fois' cochée). Pour des événements répétitifs (ex : une formation tous les mardis et jeudis de 18H à 19H ou une facture à payer tous les mois à une date précise) vous pouvez utiliser cette option. Attention, pour des périodicités de type jours de semaines (par exemple tous les mardis et jeudis), il faut utiliser la seconde liste qui vous permet de sélectionner plusieurs jours de la semaine en maintenant la touche 'CTRL' appuyée pendant que vous cliquez sur les jours qui vous intéressent.

Vous pouvez aussi paramétrer un rappel de votre événement quelques heures ou quelques jours avant son début, par email ou par SMS.

Enfin, si vous avez défini un ou plusieurs personnes ayant accès à votre agenda en consultation simple (conjoint, ami, famille, travail), vous pouvez réserver l'affichage de cet événement à une personne particulière, elle ne sera alors pas visible des autres personnes.

Si votre agenda fait partie d'un groupe (agenda partagé), vous aurez aussi une liste des personnes du groupe dont vous avez un accès complet. Grâce à elle, vous pourrez directement créer des événements pour l'agenda d'une autre personne du groupe. Et en maintenant la touche CTRL appuyée, vous pourrez sélectionner plusieurs personnes pour un même événement. Dans ce cas, vous devrez choisir entre la création d'autant de événements que vous aurez sélectionnées de personnes et la création d'un événement global. Un événement global est un événement commun à plusieurs agendas. Il sera affiché sur tous les agendas concernés, et vous seul, le créateur de cet événement, pourra le modifier, le décaler et le supprimer des agendas concernés.

Il ne reste plus qu'à valider pour enregistrer votre événement. Une fenêtre de confirmation (optionnelle à partir de la case à cocher 'Pas de fenêtre de confirmation' au dessus du bouton 'Valider') affiche le contenu et la validité de votre événement ce qui permet de vous assurer qu'il va être enregistré conformément à vos souhaits.

Modification d'un événement

Pour modifier un événement, vous devez le sélectionner dans l'agenda, en cliquant sur son texte ou son type. Le formulaire de création devient un formulaire de modification, affichant les caractéristiques de l'événement sélectionné affichées dans les champs correspondants. Le bouton 'Valider' en bas à droite devient 'Modifier'. Vous pouvez alors changer des valeurs puis confirmer la modification en cliquant sur le bouton 'Modifier'. En option, une fenêtre de confirmation peut également vous permettre d'avoir une confirmation avant enregistrement.

Suppression d'un événement

A gauche de chaque événement contenu dans l'agenda, une petite corbeille est affichée. En cliquant sur cette corbeille, vous pouvez supprimer l'événement correspondant.

Paramètres de l'agenda

Lors de votre inscription, vous avez défini certains paramètres. Vous pouvez les retrouver et les modifier dans la section 'Paramètres' du bandeau de haut de page.

Votre pseudo associé à l'un des différents mots de passe permettent de se connecter à votre agenda, selon certains critères d'accès (voir section suivante).

1er jour de la semaine : ce paramètre vous permet de définir si l'agenda de la semaine commence le Lundi (usité en France) ou le Dimanche (usité dans les pays anglo-saxons).

Format d'affichage par défaut : vous pouvez définir votre type d'agenda (journée, semaine, ou mois en cours) affiché après votre connection. Bien sur, vous pouvez visualiser ensuite chacun des autres formats d'affichage.

Rappel des 10 dernièrs événements : Une section optionnelle à droite de l'agenda détaille vos prochains événements (max 10) à venir à compter de l'instant présent.

Horaires d'une journée : ces paramètres permettent de définir la plage horaire affichée dans l'agenda de type jour. Evidemment, les événements en dehors de cette plage seront aussi affichés, soit au-dessus, soit au-dessous selon l'horaire de début.

Fuseau horaire GMT : ce paramètre vous permet de définir votre heure locale pour adapter votre agenda.

Les différents accès à votre agenda

Un unique pseudo est associé à votre agenda. Il doit être associé à l'un des 4 mots de passe pour accéder à votre agenda.

Le mot de passe 1 vous est réservé : il permet un accès complet pour visualiser, créer, modifier et supprimer tous les événements de votre agenda.

Les autres mots de passe sont destinés à des personnes auxquelles vous souhaitez donner un accès partiel de votre agenda.

Le mot de passe 2 permet de visualiser tous les événements de votre agenda, sans possibilité de création, modification ou suppression d'événements.

Les mots de passe 3 et 4 doivent chacun être associés à une personne. Une fois que vous avez créé au moins une personne, vous pourrez permettre à cette personne la consultation ou non de chaque événement, nouveau ou existant.

Les options (sous le calendrier à gauche)

'Créer un événement' vous envoie sur le formulaire de bas de page.

'Imprimer cet Agenda' vous permet d'ouvrir une fenêtre affichant uniquement les événements de l'agenda en cours. Cette fenêtre peut être imprimée, mais elle peut aussi être conservée pour pouvoir comparer 2 semaines par exemple.

'Rechercher un événement' vous aide à retrouver un événement par d'autres moyens que la date : vous pouvez taper quelques lettres du texte, et/ou limiter la recherche à un type. Le résultat de la recherche est affiché dans une nouvelle fenêtre pour vous permettre de le conserver tout en continuant de naviguer.

'Agenda(s) Courant(s)' : faisant partie d'un domaine, votre administrateur peut vous donner des accès à d'autres agendas du domaine. La liste déroulante vous donne accès à chacun d'eux.

'Statistiques' vous ouvre une nouvelle fenêtre dédiée aux statistiques de l'agenda sur le % d'occupation ou le taux de présence.